1. 文件控制的文件控制程序举例
公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。（一）收文处理1、对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理；2、对公司的收文要进行详细登记《来文处理笺》，主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。3、对需要办理的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，由办公室主任提出意见后，送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作，要求各部门均实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。4、对只需阅知的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，送总经理、副总经理及有关人员阅知；5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；6、总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准，统一编号，装订成册，分发至相关部门使用；7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文；8、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理办档案部门定期销毁。（二）发文处理1、对以公司名义外发的文件，由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。2、审修后的文件，由公司总经理办填写发文处理笺，经公司总经理办主任审核后，送总经理签发。3、文件经总经理签发后，由公司总经理办文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档（一般存两份）。4、文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所；7、印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章； （一）档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容；（二）档案资料管理由总经理办指定专人负责，编制《档案资料管理规定》，报总经理办主任批准执行；（三）凡已办理完毕的，并具有保存价值的文书材料（包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等），均应作为档案保存；（四）立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点，应作为永久保存，上级及相关业务部门来文可作为长期保存；（五）凡属归档的文件材料，承办人应负责收集完整后交档案专管人员，归档文件材料底稿必须清晰、齐全完整，并符合公文格式，忌用铅笔、圆珠笔拟写和签发文件；（六）档案材料要按内容的联系，合并整理、立卷；（七）档案材料要编制完整的目录，以便于保管、查找和利用；（八）销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律集中销毁处理。 （一）文件的保存1、对企业立卷归档的文件必须由专人保管，专项存放，并且要存放于干燥通风、安全的地方；2、各部门的文件由本部门严格保管，总经理办每季度对各部门文件保管情况进行检查；3、任何人不允许在保存文件上乱涂乱画、任意修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索；4、企业统一发放使用的文件，在部门使用时内容如有变动修改，应及时通知总经理办备案。（二）文件的领用1、文件领用者应填写《文件发放、回收记录》，经总经理办负责人审批方可领用；2、领用文件因破损无法继续使用，需要重新领用的新文件，旧文件收回，补发新文件即可；领用文件因丢失需要补发的文件，应注明丢失的文件的分发号失效，重新注册新的分发号补发文件，发放部门作好相应的发放签收记录。（三）文件的借阅、复制公司对文件的借阅、复制设立一定的授权范畴，借阅、复制有关文件时，应填写《文件借阅、复制记录》，由总经理办主任按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。（四）文件的作废与销毁1、所有失效或作废的文件由总经理办从所有发放或使用部门撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；2、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分；3、对要销毁的作废文件，由总经理办填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，由办公室授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。 （一）记录表的保存1、对于经营过程中使用的记录表，填写要及时、真空、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，交将该项用单杠划掉；各相关栏目负责人签名不允许空白；2、相关记录表如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期，方可有效；3、各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录要保持清洁，字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交质监部保存；4、由质监部每三个月检查一次各部门记录表的使用、管理情况。（二）记录表的发放、借阅和复制1、各部门必须定期每月向质监部领用所需的记录空白表；2、各部门保管的记录表应装订成册，便于检索，需借阅或复制者要经质监部负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》登记备案；（三）记录表的作废与销毁1、所有超过保存期或因其他特殊情况需要销毁的记录表，必须由质监部负责从各部门撤回，填写《文件销毁记录》，交总经理办审核，报管理者代表批准；2、为某种原因需保留的任何已作废的记录表，都要做上适当的标识，与其它文件明显区分；3、对要销毁的作废记录表，由总经理办授权相关人员销毁，销毁时应由两人监销，保证不丢失、不漏销。
2. 档案管理档案销毁程序
档案管理制度制度名称 档案管理制度 受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条目的为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。第2条管理部门行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第二章企业档案管理体制第3条归档范围（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条管理部门（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。第三章平时归卷第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。第四章立卷第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第11条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第15条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。第16条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作第17条企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条借阅管理（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。第六章档案销毁管理第19条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。第20条经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。第21条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第七章附则第22条本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期
3. 文件作废申请，批准，销毁记录表是指什么东西
就是《作废文件销毁申请表》及此类表的登记目录
4. 资料管理制度
转载。供参考。公司档案资料管理制度一、 文书档案归档制度1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、 专职档案工作人员岗位责任制1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4. 负责档案库房各项制度的落实。5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。三、兼职档案工作人员岗位责任制1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。4. 严格执行各项档案管理制度。5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。四、部门立卷制度1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。五、档案保管制度1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。六、档案保密规则1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。七、档案借阅制度1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。八、 其他解释权归公司行政人事部。
5. 派出所的报案记录几年销毁一次还是说一直保存派出所不是有个登记本吗那个是怎么样的
1，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第八条定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 2，根据以上法律规定可知，派出所出警记录他们保存一般分为30年、10年。
6. 文书销毁的范围大体包括哪几种
文书立卷归档、借阅和销毁具体办法为了贯彻省、市档案局关于《机关文书立卷归档办法》，进一步搞好我局文书立卷归档和借阅、销毁等工作，使档案工作更好地为机关工作和全市经济建设服务，特制定此具体办法。（一）文书立卷的具体分工文书的立卷归档，是机关文书处理工作的一个重要环节，是文书处理人员的一项重要任务。凡是机关办理完毕具有可查利用价值的文件，都应及时收集齐全，做好平时文件的管理，年终按照《机关文书档案案卷质量标准》的要求整理归档，由办公室集中统一管理。具体要求是：1、以局名义发出的文件，由办公室立卷。党委文件也由办公室立卷。2、上级主管部门和市政府各委、办以及兄弟市来文，需要立卷的由办公室负责整理立卷归档。3、县区卫生部门和市直各单位的来文由办公室整理立卷归档，综合性文件由办公室立卷。4、凡属全市性会议形成的文件或由局负责同志主持召开的会议文件，由办公室立卷；由各科室主持召开的小型业务会议文件，也由办公室立卷归档。5、机关设置的临时机构形成的文件，应单独立卷，直接向局档案室移交。（二）立卷归档的原则和方法1、立卷的基本原则是保持文件之间的历史联系，区分价值，能够正确地反映出卫生局领导活动和各项工作活动的情况，并便于保管和查找利用。2、立卷的方法是在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上，以问题为主，灵活地结合运用按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六个立卷特征进行组卷。组卷时应注意以下几种情况：（1）应立卷归档的文件，要收集齐全完整，对有密切联系的文件要放在一起，正件与附件，请示与批复，转发、批转件与原件，文件与电报应放在一起组卷。（2）对计划、预算、决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年代。（3）长远规划应放入开始年代。（4）法规性的文件，应放在批准和公布的一年。（5）跨年度的会议，应放在会议结束的年代。（6）保管期限要划分准确。不同期限的文件，不要放在一起立卷。（三）文书立卷归档的范围凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌，具有长远和重要查考利用价值的文件材料（包括与这些文件有密切联系的上下级文件），均为本局立卷归档范围。1、上级文件材料（1）上级业务主管机关发来的文件。（2）上级党、政领导机关（指中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及各部、委、办）针对本局主管业务范围的文件或本局需要贯彻执行的普发性文件（包括报纸、刊物转载）。（3）全省卫生工作会议和重要专业会议的报告、总结、决议等重要文件和我市代表在会上的发言。（4）市委、人大、政府召开的重要会议有关卫生工作的规定、指示和卫生局在会上的发言。（5）上级机关领导人视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片、录音、录像。2、本级文件（1）本局的发文。以党委和行政名义发出的指示、批示、批转、转发、决定、决议、规定、通知、通报、计划、简报、总结、报告、财务预决算、统计报表、请示与批复、合同和协议书等。（2）内部文件材料。本局各科室形成的主要文件，如科、室计划、总结、会议记录等；重要的电话记录和工作条例、规章制度；各种统计资料（基本情况统计等）；职工考核材料；干部、工人调配介绍信及存根；党、团员关系转移介绍信存根；干部、工人退休、离休证明书存根、本局职工名册；重要的调查材料；宣传报导稿；反映本局各种活动的照片、录音带；本局编辑出版的期刊资料的审稿单、原稿、样本等。（3）会议文件。本局召开的党委会、局务会、局长办公会、各种代表会、工作会议和专业会议（含以政府名义召开的卫生会议）形成的文件材料，包括会议的请示与批复、通知、代表名册、日程、工作报告、领导讲话、代表发言、会议总结、大会记录、决议、决定、纪要、简报、讨论材料、经验材料以及先进集体、先进个人的名单和单行材料、声像材料等。（4）财会文件材料。包括帐薄、凭证、各种报表。（5）科技管理等专业文件材料。（6）机关临时机构形成的文件材料。（7）重要的来信来访原信、摘要单、纪录、处理结果等。（8）贵重办公设备（万元以上）的全套随机技术文件及购置、使用、维修记录等。3、下级文件下级机关报来的工作计划、年度总结、规划、重要报告；典型调查、统计报表；备案文件等。4、同级文件需要办理执行，并起依据作用的文件。5、学会文件、会议记录、组织文件、年会文件、各种讲座、学术交流资料等。（四）案卷的归档各科室应于次年三月底前，将上年度的全部案卷交机关档案室归档。档案室于六月底以前全面完成上年度的立卷归档工作。（五）档案调阅手续1、凡属机要文件，应按阅读范围借阅。因工作急需需要其它人员借阅时，须经办公室主任批准。2、调阅局党委记录，须经党委书记批准，调阅局党委文件须由办公室主任批准。3、调阅局务会、局长办公 会会议记录须经办公室主任同意。4、外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，并经办公室主任同意，方可借阅。（六）文件材料的鉴定、销毁1、局档案室应会同有关科室，定项对档案进行鉴定。鉴定档案必须坚持历史唯物主义的观点，对确无继续保存价值的案卷，应清理出来，以待销毁。2、待销毁案卷应编造销毁清册，经局领导审批后，方可销毁。3、各科室不立卷而需要销毁的文件，由各科室负责收集，一般文件可采用简便方法进行登记，经批准后由办公室销毁。机密文件逐件登记，由办公室统一销毁。
7. 体系文件有较大变动，需要换版，如何进行换版工作
文件内容变化较大，可以按要求进行修改后，换版进行处理： 1、对修改的文件经过审核、批准后重新发布文件，版本可以从A版变成B版或者01版变成02版； 2、对原发放的文件进行收回，可以保留一份原文件存档外，其余的文件填写文件销毁记录表，经过审核、批准后进行销毁； 3、新发放的文件进行标识后，填写文件发放登记表进行记录。
8. 谁有文件销毁申请，批准，销毁记录表，谢谢
去保密局要个模板
未经允许不得转载：山九号 » 文件销毁记录表|文件控制的文件控制程序举例
