A. 如何合理分类管理企业文件
一、按照部门名称分类按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。二、按照文件类别分类文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。三、按照业务、产品或服务分类不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。四、综合型分类孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。
B. 公司文件的管理有什么方法
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。1、文件的发放：（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的换页：（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。4、文件的回收、作废：（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定：（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。
C. 企业质量管理文件工作 有哪些 写什么内容
施工企业质量管理体系文件应包括如下内容：1、质量方针和质量目标；2、质量管理体系的说明；(范围、活动顺序、应用)3、质量管理制度4、量管理制度的支持性文件；（操作规程、工法、管理办法等管理性及技术性文件）5、质量管理的各项记录。
D. 企业质量管理体系文件包括哪些内容
摘要构成：质量手册、程序文件、质量计划和质量记录。
E. 企业文件档案如何管理
一、档案保管的内容和要求
（一）档案保管的内容
档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：
1.档案库房管理
2.档案流动过程中的保护
3.保护档案的专门措施
（二）档案保管的基本要求
1.以防为主，防治结合
2.加强重点，照顾一般
二、档案保管的基本条件
档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。
（一）档案馆（室）建筑
1.档案馆建设规模和构成
档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。
2.档案馆的选址
档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。
3.档案馆的建筑设计
4.档案室用房
档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。
（二）其他保管条件
1.档案装具
我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。
2.档案保管设备。
3.档案包装材料。
我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。
三、档案库房管理
（一）档案装具的排列编号
1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。
（二）档案存放
1.档案的排列存放
档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。
档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。
2.档案存放位置索引
档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。
（三）档案管理的应急处置
档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。
1.档案管理的应急处置预案
2.档案管理的应急处置措施
四、档案保护
（一）库房温湿度的控制
《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。
1.密闭
密闭是库房温湿度的控制的基础。。
2.通风
（二）库房的“八防”措施
库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。
1.防火
档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。
2.防光
档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。
3.防霉
灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。
4.防虫
杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。
（三）档案修复
档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。
F. 企业管理文件如何策划
在2015版本的ISO9001标准中，4.4质量管理体系及其过程条款中提到要在必要程度上保持文件化信息，以支持过程运行；保留文件化信息，以证实过程是按策划运行的。回顾文件的作用在一个组织内，要想让大家的工资高一点，地位高一位，就需要有一定的能力完成自己确定的目标，不管是经营、财务、费用等方面的。做什么，如何做，当然是领导决定了。但是要做好，要完成既定的任务，肯定是所有员工决定的。那么多员工，一人一个想法，一人一个习惯，要让大家参与进来，产生所谓的凝聚力，沟通当然是主要的环节。哪些是禁止的，哪些是应该的，哪些的关键环节应该如何做，当然是文件发挥作用啦。文件的作用就是——沟通意图，统一行动按新的说法是“为过程运行提供支持”，“证实过程是按策划执行的”。如何在策划管理文件时理解“必要程度”在现实中，如何来选择评价自己单位的文件是否充分适宜呢？如何在策划管理文件时理解“必要程度”呢？根据文件“沟通意图统一行动”，“为过程运行提供支持，证实过程是按策划执行”的作用来讲，可以试着从以下五个方面进行评判：是否影响到符合性如果没有文件是否会影响到符合性，即没有明文规定或标准，不同的人去做同样的事情，得到的结果是否会符合要求。比如，如果一个面包房，如果没有配方与工艺，不同的店员或同一店员在不同时间，可能做出来的面包不能符合要求，这时就需要把配方、烘焙温度与时间形成文件定下来，保证符合性。符合就是满足要求（在标准中，表达要求时用一个词——“应”），包括了产品和服务、活动、过程、绩效等特性或要求。根据符合性，建议所有影响产品和服务特性的要求，要形成文件。如在物业公司管理中，影响业主满意的热线电话的接听流程或标准可以形成文件等。是否影响到有效性如果没有文件是否会影响到过程的有效性（完成策划的活动并等到策划结果的程度）。比如，如果没有明确的进出库货位管理规定，会造成返工，频繁移动库位，仓库利用率低等，无妨做一个制度规定；是否影响到效率，包括沟通的效率如果没有文件，是否会影响内外部沟通的效率（得到的结果与所使用的资源之间的关系）。包括是否会影响到生产效率等。如新员工入职后，人手一份简洁的员工守则的沟通，比集中到会议室空口说上一天的沟通效率可能要好，就把单位的一些通用要求、企业文化做成方便交流的东西。是否会影响执行过程的能力能力，指事物实现输出并使其满足输出要求的本领。要实现组织的目标，需要策划的过程发挥其预设的能力，受到过程的方法、资源、监测等因素影响。比如，如果公司的原料到库房，库房到生产车间，生产车间到包装工序，包装到物流等工序交接的时候没有接收准则；或者公司的员工没有明确的职责权限，对个人有好处时大家都来管，有不利时都不管的情况，就规定好文件，提升执行过程的能力，使之符合预期。还要看是否会影响最终的绩效绩效，可测量的结果。可以与活动、过程、产品、服务、体系或组织管理相关。如怎么样进行工作的检查，多长时间检查，多长时间进行改进及跟踪等，对经营结果有影响的可以形成文件。综合以上5个方面，即——符合性、有效性、效率、过程能力、绩效，可以确定是否有必要策划、编制、更新与控制文件。有文件后，他的复杂程度如何确定呢？知道了文件的作用及上述必要程度后，直接按标准中给出的答案就容易理解了。7.5文件化信息总则条款的注解中提出了三个文件复杂程度的影响因素：根据自己的规模、活动、过程、产品和服务的类型而异。一个10人的单位与2000人的单位文件的形式肯定是不同的；要根据过程及其相互作用的复杂程度而定。一个只分装化肥的产品与生产化肥的企业的文件也肯定是不同的。同时也根据人员的能力不同而异。对于大字只识三个的员工，用“之乎者也”是行不通的。要把握新标准中文件的说法，着重理解“控制和维护”按标准附录A6的说法，作为与其他管理体系标准相一致的共同内容，本标准的文本尽可能与其要求相适应。因此，文件化信息适用于所有的文件要求。
G. 企业安全管理文件都有哪些
这个应该是每家企业都不一样的吧。目前，企业都不单单局限于如技术程序等一些重要文件，其他的会议记录、日常办公文档等都是非常重视。通过易度文档管理软件，将企业所有的文档文件管理起来，保障安全的同时，也可以控制不同员工对不同文件的使用权限，防泄密、防盗窃。同时，再对重要的文件加以保密，病毒扫描等。
H. 企业质量管理体系文件指的是什么
质量体系文件一般包括：质量手册、程序文件、作业书、产品质量标准、检测技术规范与标准方法、质量计划、质量记录、检测报告等。质量体系文件一般划分为三个或四个层次，实验室可根据自身的监测工作需要和习惯加以规定。质量体系文件编写的要求1.质量体系文件要具有系统性和协调性。质量体系文件应该能够反映一个组织质量体系的系统特征，应对影响产品或服务质量形成过程的技术、管理和人员等因素的控制作出统一的规定。不同文件在各个层次和文件质量方面应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序、要素和内容的取舍得当。具体操作时应注意：①物业管理企业对其质量体系所采用的全部要素、要求、规定，都要有系统、有条理地制订成各项方针和程序；②所有的质量文件必须按规定的方法编辑成册；③各层次文件应分布合理、相互协调、互相印证；④各层次文件应涉及质量体系的一个独立的逻辑方面。2.质量体系文件的编写要符合法规性的要求。质量体系文件是一个组织实施质量管理和质量保证活动的准则，因此，质量体系文件的法规性准则主要体现在：①质量体系文件应在总体上遵循ISO9000族标准的要求；②结合本企业组织的特点，质量体系文件应符合国家/地方/行业有关的法规、规范；③质量体系文件对企业组织内部而言就是必须执行的“法规”文件。3.质量体系文件应具有较高的增值性。4.质量体系文件的编制和适用是一个过程，这个过程是一个动态的、高增值的转换过程。一般来说，质量体系文件将随着质量体系的不断改善而完善，而这种动态的增值作用对质量体系的影响也应该是越来越显著。5.质量体系文件要符合适宜性的要求。①质量体系文件的编制和形式应做到充分考虑物业管理企业自身的组织规模、管理经验、物业管理质量活动的具体性质、物业管理所提供的服务的特点等因素。②质量体系文件的详略程度应与其企业人员的素质、技能和培训相适宜，以使体系文件保持一个合理的水平，以便有效地贯彻实施。
I. 企业文件管理用什么软件比较好
会博通提复供文档从创建、协作、归制档到再利用的全生命周期管理，员工在文档创建之初就利用系统创建文档，并可启动对文档的协同工作（如编辑、校对、变更、审批等），形成成果文档后，可把成果文档，以及形成成果文档的管理痕迹（协同痕迹），一并分类保存到对应的文档分类中，从而在企业层面完成了文档的集中统一管理，实现文档与业务管理的融合。因此，关于企业文件管理，会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题：1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中。2、企业怎样有序化、规范化的管理文档。会博通文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系，在这一过程中，通过建立全新的文档管理系统，让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值，从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化，提升企业综合竞争力。
J. 企业质量管理体系文件包括哪些内容
公司的组织架构 明细到员工
管理程序； 各项工作的程序管理文件
过程管控 每个作业环节流程的文字描述
后勤保障 需求和审核的管理文件
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