A. 文件管理工作流程
1.目的为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅，并确保在质量管理体系运行的各个场合都能使用有效版本的文件。2.适用范围适用于本公司与质量管理体系有关文件的管理。3.职责3.1文件的制定、修改与废止权责:自己做,这里发不上来3.2 外来文件：3.2.1有关客户图纸/资料及品质要求由各部技术组/品管部负责收集,申请登录；3.2.2与品质系统及产品有关的国际/国家/行业标准由管理者代表负责收集，申请登录。3.3 文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。4.定义4.1外来文件:指客户提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指对相关工程变更所做的暂定标准。4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清单。5.作业内容5.1文件编号规则5.1.1文件编号□□□—□ □—□ □—□ □ □文件流水号文件制订部门代号各文件类别：01手册 02程序 03作业性文件 05外部文件本工厂英文名简写：HSP5.1.2质量记录编号□□—□□□—□版本（A、B……）表单流水号(001-999)各部门代号(参见5.4)5.1.3 版次编号5.1.3.1文件版次编码□ / □修订次数（0、1……4）版本（A、B……）注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。5.1.3.2表单只有版本，修订后直接换版。5.2 部门代码：总 经 理:ZJ 管理代表:GD 财 务 部:CW行 政 部:XZ 营 业 部:YY 资 材 部:ZC电 镀 部:DD 注 塑 部:ZS 喷油丝印部:PS品 管 部:PG5.3文件编写的格式:5.3.1质量手册5.3.1.1封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。5.3.1.2正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关的各部门权责、分章论述涉及到体系要素点的管理要求。5.3.2程序文件5.3.2.1 封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。5.3.2.2正文内容包括：目的、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图。5.3.3作业性文件5.3.3.1文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。5.3.3.2 作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。5.3.4质量记录5.3.4.1质量记录的格式由编制部门确定, 但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。5.4文件与资料控制程序说明5.4.1文件的编制5.4.1.1管理者代表组织质量手册和通用程序文件的编写。5.4.1.2各部门负责人组织本部门程序文件/作业性文件的编写。5.4.1.3各部门负责相关技术性资料的编写。5.4.1.4品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。5.4.1.5文件的编号参见5.1,文件格式参见5.3。5.4.1.6文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作。5.4.1.7文件中所需的质量记录/表单应随文件一起编制后提交审批。5.4.2 文件的审批5.4.2.1审批权限参见本文件3.1，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可操作。5.4.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。5.4.2.3文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。5.4.3 文件的发放/回收5.4.3.1文件受控前由文件编制部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。5.4.3.2文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可操作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放/回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放/回收登记表》上签收确认。5.4.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。5.4.3.4 非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录/修订/废止/补发申请单》向文控中心申请补发。5.4.3.5 修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放/回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。5.4.4文件的使用管理5.4.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。5.4.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。5.4.4.3作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。5.4.5文件的评审文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。5.4.6 文件的修订或作废5.4.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。5.4.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。5.4.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。5.4.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。5.4.6.5外来的国际/国家/行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。5.4.7记录保存有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。6.相关文件：《质量记录控制程序》7.相关表单：7.1 《文件总览表》7.2 《文件发放/回收登记表》7.3 《外来文件清单》7.4 《文件登录/修订/废止/补发申请单》8.流程图见附件1：《文件控制流程》
B. 文件目录的主要内容和作用
文件目录的主要作用就是存放文件和下一级目录的名字、路径、文件长度等属性的索引项
C. 文控文员的工作职责
主要负责文件与资料的签收发放和登记工作；过期无效文件的作废销毁工作，受控文件的电脑化管理；定期对文件进行有效性检查；文档的日常管理和保管工作。也就是文件、办公室日常事务管理1文件的制定、修改与废止权责2文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。注意的是办公软件的熟练操作，打字速度快（视工作岗位、业务范围不同而要求不同），电脑的维护和保养。文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
D. 文控文员的具体工作内容
主要负责文件的受控，分发，收回，作废。其次要把内部的文件整理归档与保管，同时也要建立电子档
E. 文档管理做些什么工作
文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
1、工作内涵：
每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。
3、文档管理的主要布步骤：
（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。
（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。
（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。
（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。
（5）规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。
（6）规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。
（7）规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。
(5)文件的工作内容扩展阅读：
文档管理的特点：
1、层次展现：
层次结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。
2、权限管理：
依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。
3、文档发布：
文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。
4、导入导出：
文档导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。
5、文档附件：
文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。
F. 文档工程师的工作内容是什么
作为一名文档工程师，首先你要了解自己公司产品的性能，完全掌握和理解产品的用途和功能，这样你写出来的文档才能让别人信服。其次，需要掌握的简单技能，比如会使用Dreamweaver，熟练使用办公软件（大多数人都觉得对办公软件很在行，可是能够编辑出自己的模板，熟练写出宏代码之类的才真正算得上能熟练使用）。因为做文档工作很枯燥，所以还需要有一颗稳得住的心。加油吧，诚恳地面对你的面试官，记得带上微笑，预祝你面试成功。
G. 办公室的工作内容
具体看是什么部门的办公室，各有不同的，但有一定的共性：办公室是一个单位的综合服务部门，事情多而杂，得有一定的综合素质才能胜任，是个很能锻炼人的地方。例如某公司的办公室工作主要有：1. 协助各级领导处理日常行政事务。2. 落实总经理办公会议决定以及各部门工作计划。3. 负责年度计划、总结，企业活动方案，总经理办公会议纪要、决议等各类工作报告。4. 负责各类文件签收、审阅、传达、存档、落实等工作。5. 负责办公用品、劳保用品的购买与发放工作。6. 负责外事交往的联系与接待工作。7. 负责公司各类报刊的征订发放工作。8. 负责公司印鉴的管理。9. 负责食堂的日常管理工作。10.负责市场内卫生的监督管理工作。11.负责公司日常值班、值宿、节假日领导值班的安排。12.负责员工考勤管理，员工劳动纪律监、检查工作。13.负责日常工作中的其他相关事宜。又如：行政单位办公室工作职责1,文秘工作在单位领导下,协助领导拟定工作计划,起草工作总结及领导交办的其它文件.审核各职能部门以单位名义发出的各种报告,文件初稿,力求做到文字通顺,符合公文规格.做好印鉴工作.2,情报信息及时收集各种与本单位本部门相关的信息,为单位行政布置工作提供依据.3,收发文件负责行政文件的收发登记,转递传阅和保管利用工作.4,宣传工作参与组织对党的教育方针政策的宣传;对外宣传.5,接待,联系接待上级领导及外单位来宾;根据工作需要,做好与上级相关单位和兄弟单位的联系与交流.6,行政记录做好行政会,例会记录;做好行政人员外出记录.7,内部协调做好各职能部门的协调配合工作,传达布置有关工作.8,调研,沟通深入到职工进行调查与研究,了解教职工的意见和建议,及时向领导汇报.9,督促,统评时刻提醒职工遵守法律法规,职业道德规范和本部门规章制度;督促文件的使用并做好记录,汇总各职能部门考核结果.10,档案管理认真做好档案,资料的统计,分析,编研工作,指导档案人员做好各类档案的收集,整理,归档工作并及时将档案资料送交校档案室.
H. 工艺文件的主要内容有哪些
A. 适用范围；B. 规范性引用文件；C. 原辅材料技术标准或者技术条件；D. 工艺步骤简述；E. 各工序生产工艺参数；F. 生产过程中间产品的技术条件及检测方法；G. 产品技术标准和技术检查。
I. 文控文员的工作内容和职责是什么
文控文员的工作内容是：
1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。
2、对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
3、及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
4、防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
5、公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
6、做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
7、每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
8、对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。
文控文员的职责是：
1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3、负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。
4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
7、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
J. 文件管理员的工作职责是什么
1、 收集国内外用于工程的检测标准、规程、细则、技术图书及期刊等资料，分类归放并登记入库，方便查阅及保管，收集散失在各部门及个人手中的有关技术资料，便于集中、统一管理，为其他部门提供参考资料服务。
2、 负责技术资料的搜集、整理，为确保技术标准、规范的有效性，外出开会或参加培训班收集的资料回室后应交资料员统一保管并办理交接手续。
3、 保管各项检测原始记录和报告等技术资料。
4、 对各部门不完整、不符合整理要求、零散的技术资料进行全过程加工、整理。
5、 严守保密制度，未经批准不得随意复制、删改、散发检测报告，不得泄露原始数据，未经中心主任同意不得让与检测无关人员和外单位人员查阅检测资料。
(10)文件的工作内容扩展阅读：
文件管理员中档案资料管理员安全岗位职责：
1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。
2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。
3、档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。
4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。
5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。
6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。
参考资料来源：网络—档案管理员
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